Импорт данных из excel в 1с. Бухучет инфо. Несколько слов о возможных ошибках

Не секрет, что в помощь бухгалтерам было разработано успешное приложение 1С , позволяющее проделывать множественные операции оперативно и максимально эффективно. Однако начинающим бухгалтерам приходится иногда слегка «попотеть», чтобы разобраться со всеми возможностями, которые таит в себе это ПО. Конечно, вникнув в механизм осуществления отдельных операций, разобравшись во всём до мельчайших тонкостей, бухгалтера не только остаются довольными программным обеспечением, но и замечают повышение результативности своего труда.

Одной из насущных проблем, с которой сталкиваются начинающие бухгалтера, не имеющие никакого опыта работы с 1С, является загрузка в 1С из созданного ранее Excel. Действительно, самостоятельно сложно разобраться, как в 1С сохранить документ в Excel, а также проблематично сориентироваться, как из 1С сохранить в Excel, чтобы впоследствии поработать непосредственно с табличным редактором.

Итак, чтобы устранить все проблемы , следует сосредоточиться и изучить инструкции, вникнув в каждый шаг предложенного алгоритма. Безусловно, новичкам не следует проявлять при осуществлении таких манипуляций собственного креатива. Только опытные пользователи могут себе позволить выполнение более сложных операций. Начинающим бухгалтерам сначала нужно просто «набить руку», научиться выполнять действия, при которых удаётся сохранить данные в Excel . Только после этого можно расширять свои познания относительно того, как импортировать Эксель в программу 1С.

Механизмы проведения операций

Хочется ещё отметить, что механизм выполнения желаемых действий может отличаться в зависимости от того, какая версия программы 1С:Бухгалтерия установлена на компьютере. В самых последних версиях этот процесс уже не сопровождается особой проблематичностью. Именно поэтому опытные пользователи рекомендуют отслеживать появление обновлений, а при их обнаружении обязательно программу обновлять. Если на компьютере будет установлена новейшая версия ПО, тогда и разобраться в том, как в 1С выгрузить в Excel или сохранить её в программе, будет проще.

Алгоритм загрузки

Сначала определитесь, что конкретно вы желали бы сохранить в 1С. Откройте таблицу, созданную вами ранее в Excel, проверьте, все ли данные вам важно загрузить в программу. Если какие-то столбцы в табличном документе вам впоследствии не будут нужны, поскольку они не представляют никакой ценности, просто удалите их заранее, чтобы не перегружать программу 1С:Бухгалтерия. После этого не забудьте повторно сохранить отредактированную вами таблицу.

Теперь можно приступить к непосредственным действиям, которые позволяют осуществить выгрузку в 1С из Excel. Откройте сначала саму программу, найдите с левой стороны строку «Справочники», кликните по ней. Откроются дополнительные подразделы, среди которых остановите свой выбор на строке «Номенклатура». Теперь на горизонтальной панели будет расположено меню, в котором найдите «Номенклатура и цены», кликнув по нему, откроется подсписок, в котором вы и обнаружите желаемое слово «Загрузить».

Чтобы импорт завершился успехом, важно обеспечить сохранение загружаемого документа в нужном формате. Допускается импорт в 1С:Бухгалтерию документов, которые вам удалось сохранить в формате Экселя — 2003 или последующих версий. Также документ может быть сохранён в формате mxl и ods. Если вы всё сделали предварительно именно так, тогда можете осуществлять импорт.

Несложно понять, как в 1С сохранить в Excel, нажав на кнопку «Загрузить». На экране возникнет привычное окно загрузки. Остаётся только указать путь, где находится тот документ, который вы желаете загрузить. После того как импорт в 1С из Excel будет завершён, обратите внимание, что в программе он будет точно таким же, каким он был и в табличном редакторе .

На этом импорт завершён, но ваши действия продолжаются, особенно если вы предварительно не отредактировали таблицу, поэтому в ней остались лишние строки и столбцы. Над столбцами вы обнаружите такое предложение, как «Укажите реквизит», нажав на него, нужно будет выбрать один из вариантов, предложенных в списке. После того как вы успешно поработаете с каждым столбиком, просмотрите строки. Если вы обнаружите что-то лишнее, смело удаляйте.

Чтобы проделать такие манипуляции, выделите строку, а затем нажмите на кнопку «Удалить строку».

Изучая инструкции, как выгрузить в 1С из имеющегося Excel, вы легко обнаружите советы относительно того, что после редактирования таблицы, нужно заполнить недостающие данные. Если проделать такие манипуляции со скрупулёзностью, впоследствии работать с программой будет проще. Точно так же проще будет осуществлять поиск.

На этом импорт табличного редактора в программу 1С:Бухгалтерию завершается. Если же вы неукоснительно следуете инструкции, как в 1С выгрузить из Эксель, но что-то идёт не так, убедитесь, что сама программа сопровождается новейшей версией.

Алгоритм выгрузки

Итак, досконально разобравшись, как в 1С загружать документы, созданные ранее в Excel, можно теперь вникнуть и в то, как из 1С сохранить документ в Excel. С такой необходимостью также часто сталкиваются некоторые бухгалтера. К счастью, в новых версиях программы эта возможность не просто имеется, а выполнение таких задач уже сопровождается заметными облегчениями.

Прежде всего, выгруженный документ можно использовать в качестве прайс-листа, который можно направлять компаньонам и поставщикам. Чтобы «заставить» файл выгружаться, первоначально следует пройти по уже знакомому маршруту, открывая сначала «Номенклатур», затем «Номенклатура и цены», а уже в завершении на этот раз строку «Выгрузить». После этого возникнет окно, в котором нужно будет указать колонки, которые вы желали бы видеть впоследствии в Excel.

Также имеется возможность добавлять дополнительные столбцы, на верхней горизонтальной панели для решения таких промежуточных задач расположены кнопки «Добавить» и «Удалить». После того как вы убедились, что все нужные данные задействованы, отмечены, следует нажать кнопку «Выгрузить», указать путь, куда нужно сохранить такой файл и просто дождаться завершения процесса, осуществляемого самой программой.

Долго ожидать не придётся, поскольку операция осуществляется достаточно быстро.

Когда программа возвестит о завершении процесса, останется просто открыть выгруженный файл и убедиться в том, что в нём содержится всё то, что будет нужно для дальнейшей работы. Опытные бухгалтера могут формировать загрузку не одной позиции, а сразу нескольких, исчисляемых не десятками, а целыми сотнями. Благодаря таким действиям значительно экономится время, что приветствуется теми, кому ранее приходилось затрачивать колоссальный временной ресурс, чтобы выполнить такие задачи.

Итак, процесс выгрузки и загрузки документов Excel в программу 1С:Бухгалтерию раннее сопровождался повышенной проблематичностью. В настоящий момент, обновив программу до самой актуальной версии и изучив полезные рекомендации, с такими задачами может справиться любой бухгалтер.

Загрузка списка товаров в справочник номенклатуры — частая задача которая может появиться как в начале работы с 1с, так и в последствии. Решать ее можно по разному. Я предлагаю простой, в реализации, способ — с помощью загрузки из табличного документа. Попутно разберем, как создать удобную для работы структуру справочника, настроим иерархию с отбором по нужным свойствам товара в 1с Управление торговлей 11.4 #УТ11

Посмотрите видео — все показываю наглядно в 1С Предприятие!

В начале давайте разберем структуру файла эксель. Каждая его колонка соответствует реквизиту справочника номенклатуры и он в точности повторяет созданный шаблон на второй закладке обработки. То есть, в совокупности, это те данные, которые мы будем заполнять для каждой единицы товара. Значение артикула в моем примере является ключевым с обязательным заполнением. А также оно уникально не имеет дублей. Наименование и наименование для печати дублируют друг друга, но могут быть разными в случае заполнения соответствующей колонки. Далее идут колонки производителя и отличительных свойств товара. Свойства товара в 1с я создаю с помощью дополнительных реквизитов.

Необходимые настройки. Нужно поставить галочки в двух местах. Первое — на закладке «НСИ и администрирование», ищем «Настройка НСИ и разделов», нажимаем «Номенклатура», «Разрезы учета» — включаем «Множество видов номенклатуры».

Второе — закладке «НСИ и администрирование», ищем «Общие настройки», включаем возможность использовать дополнительные реквизиты и сведения.

Структуру всей номенклатуры я создал в справочнике Виды Номенклатуры. От этого справочника будет зависеть группировка товара в справочнике Номенклатура. Это более удобно, чем было раньше, с помощью групп. У каждого товара есть свои отличительные параметры. Например, у компьютерных корпусов разный форм фактор, у жестких дисков тоже есть параметр «форм-фактор». Как это завести в программу? Откроем любой вид номенклатуры на закладке дополнительные реквизиты. Эта закладка станет доступна после включения соответствующей настройки. Тут мы вводим, для каждого вида, те реквизиты, которые используются для данного товара. Например, у жесткого диска есть параметр «Интерфейс», а также есть параметр Форм фактор, только у корпусов он свой и значения в нем другие, не такие как у дисков. По этим, дополнительным реквизитам можно настроить фильтр, который будет очень быстро отбирать нужные позиции в списке товаров. Фильтр настраивается с помощью добавления дополнительного реквизита.

С настройками должно быть все понятно. Если нет, — пишите, попробуем разобраться.

Открываем обработку и переходим к загрузке. На первой вкладке находятся настройки загрузки. На второй, создается шаблон для выбранного Вида номенклатуры, на последней выводится результат загрузки. Делаем настройки, вставляем из эксель, подготовленную таблицу с товарами, нажимаем — загрузить.

Как загрузить товары из EXCEL в 1С, как настроить справочник Номенклатуры.

В 1С существует 2 способа работы с файлами MS Excel, через COM-объект и встроенными средствами 1С с помощью объекта табличный документ. Разберем оба эти способа поподробнее.

1. Работа через COM-объект.

Для этого способа необходим установленный MS Excel, притом если вы работаете с файлом на сервере, то соответственно MS Excel должен быть установлен на сервере, если на клиенте - то на клиентской стороне так же необходим MS Excel.

Пример (в конце статьи можно посмотреть в текстовом виде):

Надо заметить, что все объекты, методы и свойства, предоставляемые COM-объектом "Excel.Application" - это объекты, методы и свойства VBA, языка программирования MS Office.

Примечание:

Бывает нужно работать с уже существующим шаблоном. Тогда перед нами возникает необходимость где-то хранить этот шаблон, чтобы к нему имели доступ все нужные пользователи. Однако есть более простое решение, сохраняем шаблон как двоичный макет.

2. Работа через ТабличныйДокумент 1С.

Табличный документ 1С поддерживает формат MS Excel для записи начиная с платформы 8, а вот для открытия только начиная с платформы 8.3.6. Притом, при открытии все листы загружаются в один табличный документ. Начиная с версии 8.3.10 при загрузке разные листы загружаются, как разные области.

Пример записи очень простой и не требует особого внимания:

Однако здесь у нас возникает проблема. При записи из 1С в книге Excel по умолчанию отключено отображение имен листов.

Эту проблему можно решить 2 способами, 1 - в самой книге в настройках включить отображение листов (не все пользователи будут согласны это делать), 2 - сделать это через COM-объект (нам опять нужен установленный MS Excel).

После этого небольшого дополнения, в файле MS Excel будут видны ярлыки листов.

Чтение же MS Excel не настолько простая задача, поскольку метод прочитать доступен только на сервере или толстом клиенте. Для этого нам необходимо передать файл MS Excel на сервер.

&НаКлиенте

Процедура СозданиеДокумента()

Исключение

КонецПопытки;

Книга = Эксель.WorkBooks.Add(); //Создаем новую книгу MS Excel

Лист = Книга.WorkSheets.Add(); //Добавляем лист

Лист.Name = "Пример из 1С"; //Задаем имя листа

Лист.Cells (1,1).Value = "Давайте создадим формулу";

Лист.Cells (2,1).Value = 1;

Лист.Cells (2,2).Value = 2;

Лист.Cells (2,3).Formula = "=A2+B2";

Лист.Cells (3,1).Value = ТекущаяДата();

Книга.SaveAs("C:\1\Test.xlsx");

Книга.Close();

КонецПроцедуры

&НаСервере

Функция ПолучитьМакетСервер()

Возврат РеквизитФормыВЗначение("Объект").ПолучитьМакет("ШаблонНаВыгрузку"); //Таким образом мы получаем макет внешней обработки;

КонецФункции

&НаКлиенте

Процедура Работа()

Эксель = Новый COMОбъект("Excel.Application");

Исключение

Сообщить("Неудачная попытка подключения компоненты Excel. Возможно, программа Excel не установлена на данном компьютере!");

КонецПопытки;

Макет = ПолучитьМакетСервер();

Макет.Записать(ИмяВременногоФайла);

У вас есть вопрос, нужна помощь консультанта?

Книга = Эксель.WorkBooks.Open(ИмяВременногоФайла);

ЛистШаблона = Книга.WorkSheets(1);

ЛистШаблона.Cells (6,1).Value = "Дата:";

ЛистШаблона.Cells (6,2).Value = ТекущаяДата();

ЛистШаблона.NumberFormat = "dd/mm/yy;@"; // Дадим формат даты, этот формат получен записью макроса в MS Excel

ЛистШаблона.Columns("B:B").EntireColumn.AutoFit; // Растянем колонку, чтобы дата точно помещалась

Книга.SaveAs(ИмяФайла);

Книга.Close();

КонецПроцедуры

&НаКлиенте

КонецПроцедуры

&НаКлиенте

Процедура ЗаписатьТабличныйДокумент()

ТабличныйДокумент = Новый ТабличныйДокумент();

ТабличныйДокумент.Область("R1C1").Текст = "Пример записи в MS Excel из 1С";

ТабличныйДокумент.Записать("C:\1\Test2.xls",ТипФайлаТабличногоДокумента.XLSX);

Excel = Новый COMОбъект("Excel.Application");

Excel.WorkBooks.Open("C:\1\Test2.xls");

Excel.Visible = 0;

Excel.ActiveWindow.DisplayWorkbookTabs = 1;

Excel.ActiveWindow.TabRatio = 0.6;

Excel.ActiveWorkbook.Save();

Excel.Application.Quit()

КонецПроцедуры

ДвоичныеДанные = Новый ДвоичныеДанные("C:\1\test2.xlsx");

Адрес=ПоместитьВоВременноеХранилище(ДвоичныеДанные,ЭтаФорма.УникальныйИдентификатор) ;

ТабличныйДокумент = ЗагрузитьНаСервере(Адрес);

ТабличныйДокумент.Показать();

КонецПроцедуры

&НаСервере

Функция ЗагрузитьНаСервере(Адрес)

ИмяВременногоФайла = ПолучитьИмяВременногоФайла("xlsx");

ДанныеФайла = ПолучитьИзВременногоХранилища(Адрес);

ДанныеФайла.Записать(ИмяВременногоФайла);

ТабличныйДокумент = Новый ТабличныйДокумент();

Возврат ТабличныйДокумент;

Возникают такие ситуации, когда есть данные, например, в Excel файле, и их необходимо занести в программу. Ручной ввод может потребовать колоссального количества времени, а так же существует большая вероятность совершить ошибку.

В том случае, когда у вас нет возможности привлечь специалиста для решения данной задачи, воспользуйтесь типовой обработкой на управляемых формах от фирмы 1С. Скачать ее можно либо на диске ИТС, либо по ссылке ЗагрузкаДанныхИзТабличногоДокумента.epf .

Первым делом необходимо открыть данную обработку в режиме «1С:Предприятие». В меню «Файл» нажмите на пункт «Открыть» и в появившемся окне выберите обработку там, где вы её сохранили. Так же можно воспользоваться сочетанием горячих клавиш «Ctrl+O».

Если обработка не открылась, скорее всего, у вашей учетной записи нет права «Открытие внешних отчетов и обработок».

После успешного открытия данной обработки, первым делом нужно указать, куда будут загружаться данные. В рассмотренном примере данные будут загружаться в . Проще говоря, загружать в 1С 8.3 мы будем прайс-лист в формате Excel. Инструкция будет очень сильно похожа для загрузки накладных.

Создадим новый документ «Установка цен номенклатуры», либо можно использовать существующий. В нем укажем только два поля «Дата» и «Тип цен». В нашем случае будет использован тип «Оптовая цена». Табличную часть заполнять не нужно. Она будет заполнена при помощи обработки загрузки данных.

В форме обработки выберем соответствующий переключатель для загрузки в табличную часть. В поле ссылка подставляется созданный ранее документ «Установка цен номенклатуры». В поле «Табличная часть» — «Товары».

Данные можно загружать не только в табличные части документов, справочников, и пр., но и в сами справочники и регистры сведений.

После выбора места для загрузки данных, обработка сама сформировала необходимые заголовки колонок в табличном документе, который располагается внизу. Загружаемые в программу данные можно указать вручную, либо скопировав из внешнего источника в данную табличную часть.

В данном примере мы рассмотрим наиболее удобный способ загрузки – из файла Excel. Нажмите на кнопку открытия и выберите файл с данными. Для открытия поддерживаются форматы: *.mxl», *.xls, *.txt, *.dbf. Все данные из файла попадут в табличный документ обработки.

Проверка и контроль заполнения

В одной замечательной поговорке «Семь раз отмерь, один раз отрежь» поэтому перед загрузкой данных в 1С из табличного документа их необходимо проверить. Для этого нажмите на кнопку «Контроль заполнения».

При выявлении каких-либо ошибок, появится сообщение, отражающее их количество таких строк. В тех ячейках, где было найдено несоответствие, будет указано примечание с причиной.

В данном случае в программе не найдена номенклатурная позиция «Брус 40*40*300». Перед загрузкой данных её необходимо создать или предварительно загрузить номенклатуру в 1с 8.3 из аналогичного файла с товарами.

Настройка загрузки

Рассмотрим подробнее вкладку «Настройка». На данной вкладке расположена табличная часть настройки выгружаемых данных. Каждая строка данной таблицы содержит настройку соответствующего реквизита. Для настройки доступны следующие параметры:

• «Пометка». Установленный флаг означает, что данный реквизит необходимо перегружать.
• «Представление реквизита».
• «Описание типов». Может принимать как один тип значения, так и несколько (составной тип данных).
• «Режим загрузки» бывает трех разновидностей:
  • «Искать» — значение проставляется только если найдено.
  • «Вычислять» — значение вычисляется на основании указанного выражения.
  • «Устанавливать» — значение задается однозначно.
• «Значение по умолчанию». В том случае, если не найдено данных для подстановки в реквизит, устанавливается значение из данной настройки.
• «Условие связи / Выражение для значения» устанавливает поле, по которому будет совершен поиск. Для справочников более приоритетным является поиск по коду, так как зачастую он уникален. В случае, когда код неизвестен – можно оставить настройку по умолчанию и искать по наименованию. В таком случае в справочнике, где будет искаться реквизит не должно быть дублирующих строк.

После того, как вы успешно произвели настройку и проверку и контроль заполнения, можно загружать данные. Нажмите на гиперссылку «Загрузить данные». В сообщениях появится информация о выполнении данной операции. В нашем случае все прошло успешно.

Перейдем тот документ, куда мы загружали данные. Как можно увидеть, все значения заполнились верно.

Еще одну инструкцию по загрузке в 1С из Эксель на примере Номенклатуры смотрите в видео:

Как загрузить табличный документ в программу 1С 8.3 Бухгалтерия?

В 1С 8.3 есть возможность массово загрузить список номенклатуры из табличного документа, например из файла Excel.

Для загрузки мы используем внешнюю обработку ЗагрузкаДанныхИзТабличногоДокумента.epf для управляемых форм (8.2 и 8.3). Она универсальная и должна подходить для любой конфигурации, написанной под управляемое приложение.

Что бы запустить внешнюю обработку, нужно зайти в меню «Файл», далее «Открыть» и выбрать эту обработку из каталога, в которую она была сохранена:

Обработка Загрузка данных из табличного документа 1С 8.3 (управляемые формы)

После того, как обработка открылась в 1С, можно приступать к работе с ней. В первую очередь нам нужно определиться, куда и что мы будем загружать:

Приведем пример на справочнике «Номенклатура«. Создаем некий файл с данными в формате xls.

Обработка умеет загружать также файлы формата:

• любой другой формат, откуда можно скопировать данные

Вот так выглядит файл Excel с исходными данными, который мы будем загружать в справочник «Номенклатура»:

Мы не стали прописывать все поля справочника, так как этого будет достаточно, что бы понять принцип загрузки. Кроме того, этих данных достаточно, чтобы начать работать с данными позициями.

Данных позиций сейчас нет в информационной базе 1С, и мы сейчас туда их загрузим.

Нажимаем на значок «Открыть» (на рисунке обозначен как «Выбор источника») и выбираем файл с данными. Можно использовать простое копирование информации. Данные загрузятся в обработку автоматически. Теперь проверим, правильно ли мы заполнили наши данные. Для этого нажимаем кнопку «Контроль заполнения».

Как видно, у нас появились ошибки! Будем устранять. Заходим на закладку «Настройка»:

Прежде, чем исправлять ошибки, обратим внимание на одну важную деталь. Программа изначально не знает, по какому полю ей искать элемент справочника на случай, если он там уже есть. Поэтому ей его нужно указать. Например, ищем по коду, так как он, как правило, уникален. В колонке «Поле поиска» в строке «Код» ставим галочку. Теперь, если запись с таким кодом будет найдена, она будет заменена, иначе создана.

Важно! Если не указать поле поиска, то могут появиться дубли номенклатуры. Особенно после второй загрузки похожего файла!

Теперь посмотрим, почему ругается на поле «Единица». Дело в том, что единицы измерения в 1С 8.3 хранятся в отдельном справочнике и обработка по умолчанию ищет эту единицу по наименованию. А на самом деле словом единица прописана в поле «Полное наименование».

К сожалению, обработка может вести поиск только по «Наименованию» и «Коду» (для программиста возможности шире). Если обратите внимание на рисунки выше, то увидите, что в колонке «Единица» стоит код. И в обработке нужно указать, что поиск нужно вести по коду. Щелкаем два раза по колонке «Условие связи» напротив «Единицы» и меняем на «Код».

Теперь смотрим, что нам что то там про «Услугу» говорят в списке ошибок. Еще одно важное замечание. Колонки в файле должны располагаться строго в том же порядке, как и строки полей справочника. А у нас «Вид номенклатуры» находится в самом низу, а в файле после колонки «Комментарий».

Для того, что бы поднять строку «Вид номенклатуры» вверх, существуют синие стрелочки вверху формы. С помощью стрелки «Вверх» поднимаем нужную строку и ставим под «Комментарием».

Жмем «Загрузить данные» и на этот раз все проходит без ошибок:

По материалам: programmist1s.ru